Work from Home กลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับมนุษย์เงินเดือนในสภาวการณ์ปัจจุบัน เพื่อลดความเสี่ยงจากการเป็นพาหะแพร่กระจาย หรือ รับเชื้อไวรัสโควิด-19 จากการเดินทาง หรือ ใช้ชีวิตระหว่างวัน นับเป็นความท้าทายใหม่ที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะในองค์กรที่ไม่เคยทดลองใช้มาก่อน ว่าต้องทำอย่างไรจึงจะรักษาระดับการทำงานให้เทียบเท่ากับที่ออฟฟิศ ในอีกมุมหนึ่งนี่ถือเป็นโอกาสดีในการวัดประสิทธิภาพพนักงาน ว่าเหมาะสมกับองค์กรมากน้อยเพียงใด ดูได้จาก 3 ข้อง่ายๆ ดังนี้
- บริหารเวลาที่มีมากขึ้นอย่างไร ระยะเวลาเดินทางไปกลับเฉลี่ยของพนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่อยู่ที่ 2 ชั่วโมงต่อวัน ซึ่งบ่อยครั้งพนักงานมักขาด ลา มาสาย โดยอ้างปัญหารถติด รถเสีย อุบัติเหตุ ดังนั้นเมื่อไม่ต้องเข้าออฟฟิศก็จะช่วยลดเวลา ลดข้อจำกัดส่วนนี้ลง น่าจะทำให้การประเมินบุคคลนั้นๆ ทำได้ง่ายขึ้นว่า มีประสิทธิผลของการทำงานดีขึ้นหรือไม่ จากเวลาที่ได้รับเพิ่มขึ้นในแต่ละวัน
- รับผิดชอบมากน้อยขนาดไหน การทำงานแบบ Work of Home ไม่มีคนคอยตรวจจี้ว่านั่งทำงานจริงหรือไม่ ใช้เวลากับงานเพียงใด งานที่ทำคืบหน้าแค่ไหน ดังนั้นจะเป็นตัววัดวินัยที่ดี ว่าบุคคลนั้นๆ รับผิดชอบต่องาน สามารถร่วมประชุมออนไลน์ จัดส่งรายงาน หรือ จัดทำชิ้นงานทันตามกำหนด หรือ มีคุณภาพเพียงใด
- พร้อมปรับตัวเพียงใด ชีวิตสมัยใหม่ คงไม่สามารถแยก online และ offline จากกันได้ มีแอปพลิเคชันมากมายให้เลือกใช้ผ่านแท็บเล็ต คอมพิวเตอร์พีซี สมาร์ทโฟน ตามสะดวก ซึ่งหลายคนผสานปรับใช้อยู่ใน job description ประจำวันอยู่แล้ว ดังนั้นเมื่อ Work from home ก็คงปรับตัวไม่ยาก แต่กลุ่มที่ยังไม่เคยใช้ก็ควรต้องเร่งปรับตัวเข้าหาเทคโนโลยี ลดข้อจำกัดที่อาจก่อปัญหาทำให้งานสะดุดลง เพราะ Work of Home สิ่งสำคัญคือทุกหน่วยที่เกี่ยวข้องต้องเป็นฟันเฟืองที่ร่วมขับเคลื่อนและรับผิดชอบไปพร้อมๆ กัน
อย่างไรก็ตาม Work from Home ขึ้นอยู่กับสภาพความพร้อมของคนทำงาน และสภาพความพร้อมของระบบต่าง ๆ ด้วย ซึ่งในช่วงแรกๆ อาจขลุกขลักบ้างองค์กรก็ต้องค่อยปรับแก้กันไป แต่ถ้าในมุมของพนักงานหากใครไม่รู้ว่าจะจัดการกับตนเองอย่างไรเพื่อ work from home อย่างมีประสิทธิภาพ เราขอนำเนื้อหาบางส่วนจากหนังสือ 30 Minuten Zeitmanagement ของ Lothar Seiwart ซึ่งเป็นภาษาเยอรมันที่ถูกแปลโดยปิยะกัลย์ สินประเสริฐ มาแบ่งปันเพื่อนำไปปรับใช้กัน
- หาโจรขโมยเวลาของคุณ หาให้เจอว่าแต่ละวันคุณเสียเวลาไปกับอะไรบ้าง เกี่ยวกับงานเท่าใด เกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวเท่าใด วิธีง่ายสุดก็คือนั่งจดขึ้นมาในกระดาษว่าคุณใช้เวลากับแต่ละเรื่องไปเท่าใด คุ้มค่าหรือไม่ อะไรคือสิ่งรบกวน หรือ โจรที่เข้ามาขโมยเวลา แล้วจะหาทางจัดการกับโจรอย่างไร
- ใช้หลักการของพาเรตโต (หรือ กฎ 20/80) หรือ หลักการที่บอกว่าทำงานเพียง 20% นำมาซึ่งผลลัพธ์ 80% ของทั้งหมด เช่น รายได้จริงของบริษัทมาจากการขายของที่ใช้เวลาเพียง 20% ของทั้งหมด ส่วนที่เหลือเป็นเวลาที่เสียไปกับงานธุรการและจิปาถะ ซึ่งถ้าหาพบว่างาน 20% ที่จำเป็นคืออะไรแล้วทุ่มเทกับเรื่องนั้นให้ดีที่สุดจะช่วยให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในเวลาเท่าเดิม
- กระบวนการ ALPEN รูปแบบการจัดการเวลาแบบ ALPEN (ตัวย่อที่น่าจะมาจากภาษาเยอรมัน) ที่จะช่วยให้วางแผนทำงานแต่ละวันได้มีประสิทธิภาพที่สุด กระบวนการนี้ได้แก่
- A กำหนดงานของคุณออกมา เอาเนื้องานที่ควรจะทำทั้งหมดในวันนั้นออกมาเรียงไว้ให้ครอบคลุมที่สุด หรือเท่าที่คุณจะคิดได้
- L จัดกิจกรรมของงานนั้นลงไปในกรอบเวลาที่เป็นไปได้ พิจารณาว่าต้องทำอะไรบ้าง กิจกรรมไหนควรทำตอนไหน ภายในเวลาเท่าไร
- P เผื่อเวลาไว้ด้วย ในการทำงานจริงๆ คุณอาจจะเสียเวลาเพราะการรบกวนจากภายนอก หรือ ถูกรบกวนด้วยโจรขโมย การเผื่อเหลือเผื่อขาด เวลาไว้บ้างจะช่วยลดความเครียดและทำให้คุณรับมือกับสิ่งที่ทำให้ไม่เป็นไปตามแผนได้ดีขึ้น
- E จ่ายงานบ้าง แบ่งงานตามประเภท ประเภท A สำคัญมากที่ต้องทำด้วยตัวเอง ประเภท B บางส่วนแบ่งกระจายให้คนอื่นช่วยได้ และ C งานไม่สำคัญแต่จำเป็น เช่น ธุรการต่างๆ โดยอาจระบุชัดไปเลยว่างานไหนใครต้องทำอะไร ตรงไหนบ้าง
- เวลาปลีกตัวและเวลาพัก เราควรมีเวลาปลีกตัวจากการรบกวนทุกรูปแบบ เพื่อได้มีสมาธิจดจ่อทำงานนั้นเต็มที่สักหนึ่งถึงสองชั่วโมง แต่ก็อย่าลืมใส่เวลาพักไปด้วยตามความเหมาะสม ซึ่งแนะนำว่าอยู่ที่ไม่เกิน 10 นาที ซึ่งขึ้นอยู่กับการประเมินตนเองว่าเหมาะสำหรับการจัดสรรเวลาอย่างไรจึงจะมีประสิทธิภาพสูงสุด
